Conditions générales d’achat

• Article 1. Les commandes ou les contrats faisant référence à un cahier spécial des charges sont soumis aux clauses dudit cahier.

• Article 2. Sauf si le cahier spécial des charges y déroge expressément, l’arrêté royal du 14 janvier 2013, établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, est applicable à toute livraison ou prestation de service.

• Article 3. Pour les commandes de la pharmacie, et en cas de contradiction entre les présentes conditions d’achat du CHU Saint-Pierre et les Conditions Spéciales Pharmacie du CHU Saint-Pierre, les dernières priment.

• Article 4. De par l’acceptation du bon de commande ou la signature du contrat le fournisseur ou le prestataire de service renonce à ses conditions générales de vente ou de service.

• Article 5. Seul un bon de commande  ou un contrat dûment signé par un représentant officiel de l’institution hospitalière et portant une référence « bon de commande », « contrat ou convention » lie l’institution. Une commande verbale ne fait pas office d’ordre.

• Article 6. A l’exception des prestations de service dont le lieu d’exécution sera conforme aux exigences formulées dans les documents du marché, des fournitures pour la pharmacie et des produits isotopiques dont les livraisons se feront au lieu indiqué dans les documents du marché,  toutes les livraisons se feront uniquement au bureau de réception des marchandises du CHU Saint-Pierre. Chaque fournisseur a donc l’obligation de se présenter au bureau de réception repris sur le bon de commande. Pour le site Porte de Hal, le bureau de réception des marchandises se trouve à l’entrée du bâtiment 500, accessible via la Rue Haute 290, 1000 Bruxelles.

• Article 7. Les livraisons ne pourront se faire que pendant les heures de livraison indiquées sur le bon de commande ou dans les documents du marché. A défaut, les marchandises pourront être refusées par le CHU Saint-Pierre.

• Article 8. Les livraisons, faites en-dehors des heures d’ouverture du bureau de réception des marchandises, ne seront réceptionnées que si une convention particulière a été conclue avec le fournisseur à ce sujet, déterminant le lieu de livraison et les personnes ayant mandat pour réceptionner ce matériel.

• Article 9. Les livraisons sont acceptées sous réserve de conformité technique par rapport à la commande. Les prestations de service ne seront acceptées que si elles sont conformes aux modalités fixées dans les documents du marché ou tout document contractuel.

• Article 10. Sans préjudice des dispositions du l’article 20 des présentes conditions générales, le fournisseur devra accompagner obligatoirement sa livraison d’une note d’envoi (bordereau ou facture) sur laquelle figure la référence du bon de commande lisible sans devoir ouvrir le colis. Lorsque la marchandise doit être maintenue à une certaine température, il est impératif de le mentionner sur le colis.

• Article 11. Pour tout matériel commandé avec une référence IMMO ou CDPI, seule la signature, de la note d’envoi, du bordereau ou de la facture, par un représentant du service des achats vaut réception de matériel. Ce dernier y apposera sa signature, son nom, prénom, fonction et cachet. Une réception du matériel par un responsable de service ou par un médecin ne vaut pas réception dans le chef de l’institution.

• Article 12. Pour tout matériel mis à disposition par un fournisseur, seule la signature de la note d’envoi, du bordereau ou de la facture par un représentant du service des achats cumulé à une convention de mise à disposition signée par la direction générale ou médicale vaut réception du matériel. Le fournisseur doit identifier physiquement le matériel mis à disposition en y apposant une mention « ce matériel est la propriété du fournisseur XXX ». A défaut, le matériel est présumé être un don gratuit au CHU Saint-Pierre.Une réception du matériel par un responsable de service ou par un médecin ne vaut pas réception dans le chef de l’institution. Sans réception en bonne et due forme, l’institution décline toute responsabilité quant aux dégâts éventuels causés par l’utilisation ou la disparition éventuelle du matériel mis à disposition.

• Article 13. Toutes les livraisons doivent s’effectuer Delivery Duty Paid (DDP) (Incoterms 2000) au site du CHU Saint-Pierre. Toutes charges bancaires étrangères sont à charge du fournisseur.

• Article 14. Les factures ou notes de crédit seront adressées en deux exemplaires, avec mention: ”Certifiée sincère et véritable à la somme de …………..EURO”, à l’attention de la comptabilité du CHU Saint-Pierre, Rue Haute 322, 1000 Bruxelles.

• Article 15. Les factures mentionneront impérativement la référence du bon de commande. Pour les prestations de services (interventions dans le cadre d’un contrat de maintenance, dépannage, etc.), les factures devront en outre être accompagnées d’une copie de la fiche de travail, dûment réceptionnée par un responsable du service concerné (nom, prénom, fonction, signature lisible) précisant le lieu, la date, ainsi que le relevé détaillé des fournitures et prestations effectuées.Si la prestation est livrée dans le cadre d’un contrat de maintenance, la référence du contrat de maintenance doit figurer sur la facture. S’il s’agit d’une prestation en régie, la facture comportant de la main-d’œuvre devra mentionner le nombre d’heures prestées, le tarif horaire et éventuellement les frais de déplacement. A défaut, la facture ne pourra être traitée tant que le CHU Saint-Pierre ne sera pas en possession du document ou de la référence requis(e).

• Article 16. En cas d’enlèvement de marchandise par un agent du CHU Saint-Pierre, le fournisseur doit s’assurer et conserver l’identité complète de l’agent (nom, prénom, fonction, signature lisible), sans quoi la responsabilité du CHU Saint-Pierre ne pourra être engagée. L’agent se présentera en règle générale avec une copie du bon de commande.

• Article 17. Toute correspondance, à l’exception des factures ou notes de crédit, devra être adressée à l’attention du Service des Achats du CHU Saint-Pierre. Toutefois, pour les problèmes relatifs au suivi des factures, il y a lieu de s’adresser exclusivement au :

CHU Saint-Pierre – Comptabilité Fournisseurs
Rue Haute 322
1000 Bruxelles
Téléphone: 02 535 40 33

• Article 18. Le CHU Saint-Pierre est assujetti à la T.V.A pour tous ses achats y compris pour ses acquisitions de biens intracommunautaires. Le numéro de T.V.A est le 256.96.33.91.

• Article 19. Le paiement des factures est effectué après exécution complète des obligations du fournisseur ou du prestataire de service. Dans ce cas, le paiement se fait en une fois. Lorsque les livraisons ou les prestations de service sont fractionnées ou continues, le paiement a lieu par acomptes suivant l’état d’avancement des prestations ou des livraisons.

• Article 20. Les factures du fournisseur sont payées dans un délai global de 90 jours (délai de vérification inclus).

• Article 21. Quant au paiement des factures dues en raison d’une prestation de service, celui-ci interviendra dans les 60 jours de calendrier après la fin du délai de vérification de 30 jours de calendrier prenant cours le lendemain de l’envoi recommandé notifié au service compétent du CHU Saint-Pierre par le prestataire de service et constatant la fin des prestations de service.

• Article 22. Pour toute contestation entre parties, le fournisseur ou le prestataire de service reconnaît la compétence exclusive des Tribunaux de Bruxelles.